新社会人になって総務部働く人も少なくないはず。そこで総務部でおこなう仕事を3つほどピックアップしみました。
入社式など社内イベントの準備
総務部ではイベントの企画・運営があります。入社式、納会、社員旅行、プロジェクト開始時のミーティングなどさまざまイベントを企画・運営します。新入社員が入社すると、彼らを向かい入れるためにおこなう一連のイベントの目的は、新入社員が社会人としての常識を教えたり、新入社員に会社で行われる事業に対する意識統一が含まれます。
イベントをスムーズに組むにはさまざまな、仕事を同時進行する能力が必要です。新入社員への当日の案内・告知、予算の作成、スケジュールの作成、会場の予約や計画的をおこなったり、イベント当日に司会をすることもあります。
備品管理
会社で使用する文房具などの消耗品、コピー機、パソコンなどのAO機器の在庫状況も総務部で管理します。消耗品はなくなる前に発注をするのが基本です。
在庫管理票やシステムを最大限に活かしましょう。また、事務用パソコンやコピー機などのOA機器に不具合が発生した場合、リース業者に速やかに復旧作業を依頼します。
定期的なメンテナンスも依頼するので、非常に重要な仕事なのです。
社葬の対応など総務の仕事内容について
総務部で処理する仕事は幅広く、中にはイレギュラーな対応も求められることも少なくありません。
その中でも社葬での対応は重要。取引先のお客様に不幸があった場合、お悔やみの挨拶状を手配しなければなりません。
社葬は会社を挙げて、故人を弔います。多くの場合、社長や会長など、会社に対して大きな貢献をしてきた人物に対し、おこなわれる葬儀。
総務部では取締役会が社葬を決定したのち、葬儀委員会が設置されます。
総務部では葬儀委員長のサポートを行い、社葬がスムーズにいくように、儀式内容の決定、葬儀場の手配、著問客への対応、係員の配置確認、葬儀・告別式の司会進行、事後処理をおこないます。
社葬の事後処理は最も重要で、社葬当日は現場撤収や反省会の議事録作成、参列者の名簿、や香典一覧を作成し、参列者や弔電をもらった人に対して3日を目安にお礼状を発送します。また、税務上の手続も必要になります。
総務部は縁の下の力持ちです。
普段は見えなくても、会社で大きなイベントがあればなくてはならない存在。
やりがいを求める新社会人にピッタリかもしれません。
