社員がリラックスした雰囲気で活き活きと働ける職場環境をつくるために、コワーキングスペースや社内カフェを導入する企業が増えてきています。
このようなスペースの設置によって、企業はどのような効果を得られるのでしょうか。
ここでは、最近話題の社内コワーキングスペース、カフェの導入効果や実際の企業事例を紹介していきます。
また、これらの取り組みによって得られる「オープンイノベーション」とは何かについても解説していくので、ぜひ職場づくりにお役立てください。
コワーキングスペースとは
そもそもコワーキングスペースとは、さまざまな企業や個人が共有するオフィスや働くスペースのことです。座席は決まっておらず、自由に空いたスペースを使って作業をしたりミーティングを行ったりできます。
同じ空間にさまざまな人が自由に出入りして働くことで、同業者や異業者との交流やコミュニケーションの場として活用できます。
社内でコワーキングスペースを設置する場合、部署やチームを超えてさまざまな人や役職の違う人が同じ空間で働くことになります。決められた自席ではなく好きに利用できるため、リラックスした雰囲気が生まれると人気が高まっており、導入する企業が増えてきています。
コワーキングスペースが増えている理由
テレワークの浸透
すでに前からコワーキングスペースを取り入れている企業もありましたが、ここ数年でコワーキングスペースを導入する企業が増えました。
その大きな理由に、新型コロナ感染症の流行による外出自粛が挙げられます。
感染拡大防止の観点から、多くの企業が社員の出社そのものを制限せざるを得なくなりました。そこで増加したのが、自宅や会社以外で仕事を行うテレワークです。
外出自粛の間、子どもや家族がいるために自宅で作業ができない人たちは、近所のカフェや自家用車内など、さまざまな場所で働くようになりました。
このような人々のニーズからコワーキングスペースを設置する事業が登場し、好評となったのです。出社せずに仕事をすること自体が日常となった今、外出自粛が解かれたあともコワーキングスペースの需要は続いています。
働き方改革への取り組み
政府による働き方改革の実施によって、多くの企業が従業員の働き方について見直すようになりました。ワークライフバランスの向上や「多様で柔軟な働き方」に向けて、時間や場所にとらわれないスタイルが注目されています。そこで導入されたのが社内でのコワーキングスペースの設置です。自席ではなく、自由なところで好きな分だけ作業できるようになったことで、多様な働き方が実現されるようになりました。
コワーキングスペースの導入効果・メリット
コワーキングスペースの導入によって得られる効果は、以下の5つです。
ワークライフバランスの向上
働き方改革やコロナ禍をきっかけに、自宅での作業を推奨している企業もあるものの、仕事のオンとオフの切り替えがしづらいといった声が多いのも実情です。
オフィス内にコワーキングスペースを設置しておけば、従業員が好きな時間に好きなスペースで仕事ができるため、自宅やカフェで仕事をしているのと同じような環境を提供できます。
社内であれば周囲の環境からも刺激を受けるため、自宅で作業するよりも集中して作業ができるでしょう。オンとオフを切り替える線引きも行いつつ、ワークライフバランスを向上することができます。
オフィスを縮小化できる
社員全員がオフィス勤務の場合、人数分のデスクや席、パソコンなどの作業環境はもちろん、会議室や休憩室などの設備も整えなくてはいけません。
コワーキングスペースならひとつの空間で済むので、オフィスを稼働率に見合ったサイズにすることができます。あまり使っていないスペースや設備も省くことができるので、経費削減にもつながります。
業務効率化につながる
コワーキングスペースでの業務を基本的にオンラインにすることで、不要な業務や会議をなくすことができます。フレックス勤務と組み合わせれば、通勤時間にも余裕が生まれて従業員の疲労軽減につながるでしょう。それによって業務中の集中力も高まって、業務効率化につながる可能性があります。
採用に強みが生まれる
コワーキングスペースを導入している企業は、「働き方改革に積極的で、従業員のワークライフバランスを考えている」「多様な働き方を認めている」という良いイメージを求職者に持たれます。これは、自社のイメージアップやブランディングにつながって、採用活動において強みとなります。
地方や郊外にも設置できる
実際にコワーキングスペースを設置した企業は、本社や本拠地のある都市部だけにこのような設備を導入しているのではありません。地方や郊外などにサテライトオフィスやワークスペースのような形で設置して、遠隔地にいる社員の働き方の多様化を実現しているところも多くあります。
地方や郊外にコワーキングスペースを設置すると、家庭の事情で都市部への出社が難しい社員や、地方で生活を続けたい社員のニーズに応えることができます。
コワーキングスペースの設置によって、社員の離職率低下や地方での人材獲得にもつながるのです。
社内カフェとは
社内カフェとは、文字通り社内に設置したカフェスペースです。コーヒーや紅茶などの飲み物を飲みながら、自由な席で作業やミーティングを実施できます。
おしゃれなカフェのように低めのテーブルやソファを配置できる点も人気。リラックスできる場所として社員が自然と集まり活気が出ることから、導入する企業が増えてきています。
カフェのスタイルは企業によってさまざまです。自動販売機や給湯設備を設置するだけのところもあれば、本格的なコーヒースタンドがあり普通のカフェと同じように商品を注文できるところも。
企業のスペースや予算に合わせて導入できる点も魅力です。
社内カフェの導入効果・メリット
社内カフェの導入効果はコワーキングスペースと似ていますが、細かく挙げるなら次のようなメリットがあります。
休憩スペースよりも人が集まりやすい
単に休憩をする場所だと、ランチタイムに弁当を食べたり飲み物を飲んだりするために集まるだけになり、利用する人や利用時間に偏りが起こってしまいます。また、カフェよりも閉鎖的な雰囲気のため、誰かが利用していると入りづらいという人もいるでしょう。
カフェスペースなら個室ではなく開放的な空間なので、誰でも時間や使い方を気にせず気兼ねなく利用してくれます。休憩に限らずカフェで作業やミーティングするのもOKなので、人が集まりやすいでしょう。
社員同士のコミュニケーションが活発になる
ちがう部署の社員たちが集まるので、チームを超えたコミュニケーションや交流が活発になります。雑談や偶然の出会いから、新たなアイディアやプロジェクトが生まれるかもしれません。
コミュニケーションを活発にすることを目的に設置される社内カフェのようなスペースは、磁石のように人が引き寄せられることから「マグネットスペース」とも呼ばれています。
オフィスグリーンを配置しやすい
社員のストレス軽減や作業効率アップ、働く環境改善につながる効果があるとして注目されているオフィスの緑化。社内にカフェスペースがあると、カフェテーブルやいすの周りなどに自然な形でグリーンを配置して、よりリラックスした雰囲気をつくることも可能です。
オフィスグリーンの導入と同時にカフェスペースを設置する企業も増えてきています。
オープンイノベーションという考え方
コワーキングスペースやカフェスペースを、他の企業や個人にも開放するケースでは、オープンイノベーションという効果も狙えます。
そもそも、オープンイノベーションとは何なのでしょうか。
オープンイノベーションとは
他社や組織以外の機関から、これまで持っていなかった技術や知識、ノウハウを取り入れる考え方です。
2000年初め頃、ハーバードビジネススクールの教授であるヘンリー・チェスブローによって、経営戦略のひとつとして提唱されました。
社内だけでなく、社外からもアイディアや知恵を取り入れて活用することで、新たなイノベーションが創出される可能性が高まるというもの。
アメリカやヨーロッパでは、すでにオープンイノベーションの考え方は浸透しており、多くの企業が実践しています。
オープンイノベーションと相対する言葉に「クローズドイノベーション」があります。これは自社や組織のみの技術や知識によってイノベーションを生み出そうというもの。これまでの日本企業はこのクローズドイノベーションが主流でしたが、自社のみでの開発には莫大な投資や時間が必要なため、世界で競争力を高めるために見直されつつあります。
コワーキングスペース・カフェでイノベーションを
コワーキングスペースやカフェを社内に設置すると、社員同士の交流や部署を超えたコミュニケーションが活発になり、そこから革新的なアイディアやプロジェクトが生まれる可能性を大いに高められます。
自社の社員だけでなく、他社の社員や事業者などにも開放すれば、技術やノウハウを組み合わせたイノベーションが創出されるかもしれません。
コワーキングスペースやカフェを設置することによって、働き方の多様化を超えたさまざまなメリットがあります。
社員のワークライフバランスを見直したい、誰もがリラックスして働ける職場づくりを行いたい、イノベーションを生み出したいという方は、自社内にコワーキングスペースやカフェの設置を検討してみてはいかがでしょうか。
ただし、他の事業者や個人などにもオフィスを開放する場合、情報流出のリスクなど、セキュリティ面での懸念点も上がります。十分なセキュリティ対策を行うか、利用者を自社社員だけに制限するなど、慎重にルールを検討することも大切です。
