会議室の環境で「会議の質」が決まる？

この記事をご覧になっている読者に質問です。あなたはどのような環境下で仕事をしていますか？というのも、環境によって仕事の効率化は大きく変化するからです。重要な会議となれば、より集中力を求められるはず。

そこで、jinji編集部による仕事に適した環境作りについてご紹介していきます。

仕事環境について、アメリカの心理学者マシュー・デイビスが2011年にビジネスマンを対象に実施した調査によれば、オープンオフィスは業務の集中力を妨げ、創造性・生産性の低下に繋がることを指摘しています。

オープンオフィスについての調査は、ほかの研究者からも実施されており、コーネル大学アラン・ヘッジによる研究結果によると、人間の仕組みに基づきデザインされた環境であっても、その環境の仕組みを理解できている人とそうでない人とでは、生産性に違いがみられたことを発表。

これによって、利便性の高い環境下でも機能の意味を知らなければ効果がないことを指摘しています。

香港理工大学の研究員も同様の調査を行っており、働きやすい職場の環境作りで重要なポイントをオフィスで働く259人に聞いたところ、適切な社内の音と温度が職場環境を構築するうえで重要な要素であり、着信音や従業員同士の会話が集中力を妨げられるとのこと。このことから生産性の低下に繋がることを指摘しています。

この調査結果に関して「意外だ…」と疑問に感じる人も多いのではないでしょうか。

もともとオープンオフィスは、社内のコミュニケーションを活発にさせ、チームワークの向上を目的に、1950年代に取り入れられたといわれています。日本でも、オープンオフィスは普及し、仕事の効率化を図る環境作りとして、多くの企業が「オープンオフィス」を取り入れています。

それでは一体どのような環境がオフィスに適しているのでしょうか。

上述した調査結果からオープンオフィスについて改めて見直すと、職場内環境によっては、生産性アップに繋がるどころか、生産性を下げてしまう可能性は否定できません。

とはいっても、これらの結果がすべての企業に該当するわけでなく、社内間のやり取りが多い場合は、オープンオフィスの効果も期待できます。

編集部の見解では企業によって職場の環境作りは異なるため、嗅覚を刺激させて生産性アップを図るという考えに達しました。感覚器官の1つである嗅覚は脳への信号を伝えやすく、例えばレモン、オレンジ、ラベンダーなどの香りは脳にリラックス効果が期待されています。

また、重要な会議があるという場合、すぐにでも集中力を欲しいという人もいるでしょう。そのような場合は貸し会議室の利用がおすすめ。目的に応じて、場所、室内の規模、サービスなどの空間を作ることが可能で、他社企業との商談や、セミナー・研修会にも利用できます。

職場の環境を見直してみたり、貸し会議室を有効活用して業務の効率をアップしましょう！